JTL-Wawi Sammelrechnungen

Endlich Sammelrechnungen für JTL-Wawi. Sie sind Dropshipper oder haben Stammkunden die regelmäßig bestellen aber nur eine Rechnung wünschen?

Leider hat JTL-Software mit JTL-Wawi 1.6. das Thema Sammelrechnungen abgekündigt bzw. mittelfristig verschoben. Ein Release des Themas Sammelrechnungen ist erstmal nicht abzusehen.

Wir haben uns deswegen Gedanken gemacht und das Thema für unsere Kunden gelöst!

Änderung im JTL-Issue Tracker am 07.09.2020. Das Thema Sammelrechnung wird nicht mit JTL-Wawi 1.6 gelöst.

Sammelrechnungen auf Knopfdruck

Auf Knopfdruck kann ein Händler nun alle Aufträge für einen Kunden zunächst in einen Sammelauftrag und diesen dann in eine Sammelrechnung zusammenzufassen. Um dies zu ermöglichen, bedienen wir uns der von JTL mitgelieferten Bordmittel und erweitern diese um diverse Skripte.

Folgender Ablauf kann auch Ihnen helfen, endlich Sammelrechnungen in Ihrem Unternehmen zu integrieren:

1. Es werden neue Zahlungsarten mit Präfix Sammelrechnung angelegt. Diese Zahlarten erhalten die Option "Auslieferung vor Zahlungseingang möglich"
2. Nun werden allen Kunden, die für Sammelrechnungen in Frage kommen, durch Zuordnung der neuen Zahlarten gekennzeichnet.
3. Aufträge, welche nun für Sammelrechnung gekennzeichnete Kunden erstellt werden, erhalten per Workflow diverse Auftragsattibute, um den späteren Prozess zur Erstellung der Sammelrechnungen zu gewährleisten.
4. Jeder dieser Aufträge erhält zudem eine Freiposition, welche den Gesamtbruttobetrag des Auftrags gegenbucht und somit den Auftrag als bezahlt mit 0 Euro markiert.
5. Jeder Auftrag wird normal ausgeliefert. Im JTL-Wawi Standardprozess muss darauf geachtet werden, dass keine Rechnung erzeugt wird. JTL-WMS Nutzer können in den Lagereinstellungen festlegen, dass keine Rechnung für 0 Euro Aufträge erzeugt werden. Ihre Buchhaltung wird es Ihnen danken!
6. Ein manueller Workflow fasst nun alle für einen Kunden erstellte Aufträge zu einem Auftrag mit Freipositionen inkl. der richtigen Nettopreise und dazugehöriger MwSt. zusammen. Da es sich um Freipositionen handelt, verfälscht der neue Auftrag keine Statistik. Es bleibt ein fakturierbarer Auftrag. Es obliegt Ihnen, in welchen Intervallen Aufträge zu Sammelaufträgen bzw. Sammelrechnungen zusammengefasst werden.
7. Nach erfolgreicher Integration sind diverse Vorlagenanpassungen notwendig.
8. Ohne Anpassung werden auf sämtlichen Vorlagen, die während der Auslieferung an Ihre Endkunden gehen, die in Ihren Aufträgen vorhandenen Freipositionen angezeigt werden.
9. Zudem bedarf es einer individuellen Sammelrechnungsvorlage. Diese zeigt ordnungsgemäß und übersichtlich nach und nach jeden Auftrag, dessen Auftragspositionen, dessen Preis sowie auch die Lieferanschrift des Endkunden an.

Beispiel Sammelrechnungen für Dropshipper

Sie bedienen einen Dropshipping Kunden. Dieser erzeugt rund 100 Aufträge pro Woche. Derzeit erhält Ihr Dropshipping Händler mit jeder Auslieferung eine separate Rechnung. Es entsteht ein massiver Aufwand für alle Beteiligten. Die Buchhaltung beider Parteien ist gezwungen jede einzelne Rechnung zu buchen und auch zu bezahlen.

Mit Hilfe unseres Workflows werden für Kunden mit Kennzeichnung für Sammelrechnungen keine Rechnungen mehr erstellt. Erst mit Ausführen des manuellen Workflows werden alle Aufträge in einen Sammelauftrag zusammengefasst. Aus diesem Auftrag kann dann eine fakturierbare Sammelrechnung erstellt werden. Sie liefern Ihre Aufträge wie gehabt aus. Das einzige was sich ändert, ist eben die Rechnungserstellung. Diese findet gebündelt in einem von Ihnen gewünschten Intervall statt.