Sammelrechnung in VARIO Cloud: Lieferscheine bündeln und monatlich abrechnen

Ein Stammkunde bekommt im Monat 20 Lieferungen. Das sind 20 Rechnungen, 20 Zahlungseingänge zum Zuordnen und im schlimmsten Fall 20 Mahnungen. Irgendwann kommt die Frage: "Könnt ihr uns nicht einfach einmal im Monat eine Rechnung schicken?"

Bei Dropshipping wird es noch deutlicher. Ein Händler lässt im Monat 200 Bestellungen direkt an seine Endkunden schicken. 200 Rechnungen will dort niemand prüfen.

Genau dafür gibt es die Sammelrechnung. In diesem Beitrag zeigen wir, warum Sammelrechnungen im B2B so verbreitet sind, was rechtlich gilt und wie du sie in VARIO Cloud manuell oder automatisch erzeugst.

Warum es Sammelrechnungen gibt

Vorgeschrieben ist die Sammelrechnung nicht. Das Gesetz erlaubt sie nur. Dass sie in vielen Unternehmen trotzdem Standard ist, hat handfeste Gründe:

• Der Kunde will es so. Großhändler, Filialisten, Handwerksbetriebe und Gastronomie prüfen jede Eingangsrechnung, geben sie frei, buchen sie und zahlen sie. Eine Rechnung pro Monat spart ihnen diese Arbeit 19 Mal.
• Viele kleine Lieferungen. Bei Teillieferungen, Dropshipping, Abrufen aus Rahmenverträgen oder regelmäßiger Belieferung entstehen viele Lieferscheine mit kleinen Beträgen. Für jeden eine eigene Rechnung lohnt sich nicht.
• Weniger Aufwand im eigenen Haus. Weniger Belege, ein Versand, ein Zahlungseingang, ein Mahnlauf.
• Klare Zahlungsziele. Monatliche Abrechnung mit festem Zahlungsziel ist im B2B üblich und macht die Liquidität für beide Seiten planbar.
• E-Rechnung. Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versenden folgt schrittweise. Jede E-Rechnung muss erzeugt, übertragen und beim Empfänger verarbeitet werden. Weniger Rechnungen heißt weniger Aufwand auf beiden Seiten.

Was rechtlich gilt

Eine Sammelrechnung ist eine ganz normale Rechnung. Sie fasst nur mehrere Lieferungen zusammen. Daraus folgt:

• Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG müssen drauf: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Menge und Art der Ware, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
• Der Kalendermonat reicht als Lieferdatum. Nach § 31 Abs. 4 UStDV muss nicht jedes einzelne Lieferdatum auf der Rechnung stehen. Das macht die Monatsrechnung überhaupt erst praktikabel.
• Lieferscheine dürfen Teil der Rechnung sein. Nach § 31 Abs. 1 UStDV kann eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen. Die Sammelrechnung muss dann die Lieferscheine benennen, und alle Angaben müssen leicht nachprüfbar sein.
• Getrennte Steuersätze. Enthält die Rechnung Ware mit 19 % und 7 %, braucht jeder Steuersatz eine eigene Bemessungsgrundlage und einen eigenen Steuerbetrag.

Dieser Abschnitt ersetzt keine Steuerberatung. Kläre Einzelfälle mit deiner Steuerberatung.

Der typische Fehler: Umsatzsteuer im falschen Monat

Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit der Lieferung, nicht mit der Rechnung. Wird eine Lieferung vom 28. September erst mit der Sammelrechnung im Oktober abgerechnet, gehört die Umsatzsteuer trotzdem in die Voranmeldung für September.

Am einfachsten vermeidest du das, wenn der Abrechnungszeitraum zum Voranmeldungszeitraum passt. Bei monatlicher Voranmeldung also: Sammelrechnung pro Kalendermonat, zeitnah nach Monatsende.

So geht es in VARIO Cloud

In VARIO Cloud entsteht die Sammelrechnung aus Lieferscheinen. Jede Lieferung bekommt wie gewohnt ihren Lieferschein, die Rechnung kommt später gebündelt.

Voraussetzungen

• Der Kunde ist als Sammelrechnungskunde gekennzeichnet.
• Für jede Lieferung gibt es einen Lieferschein.
• Die Lieferscheine sind veröffentlicht, also gedruckt, per Mail verschickt oder über eine eigene Ausgaberegel ausgegeben.
• Zahlart und Zahlungsbedingung stimmen überein.

Dass nur veröffentlichte Lieferscheine abgerechnet werden, hat einen guten Grund: So ist sichergestellt, dass jeder abgerechnete Lieferschein vorher wirklich beim Kunden war. Entwürfe und Lieferscheine in Bearbeitung landen nicht auf der Rechnung.

Variante 1: Manuell

Du öffnest die Adresse des Kunden und erzeugst unter Aktionen die Sammelrechnung. Das passt für Kunden, die unregelmäßig abgerechnet werden, oder für eine Abrechnung zwischendurch.

Variante 2: Automatisch

Im Hauptmenü unter Verkauf > Sammelrechnung startest du einen Sammelrechnungslauf. Der Lauf rechnet die offenen, veröffentlichten Lieferscheine der gekennzeichneten Kunden in einem Schritt ab. Den Rhythmus legst du frei fest, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich.

Ausgabe als ZUGFeRD

Die Sammelrechnung geht als ZUGFeRD-Rechnung an den Kunden. Damit ist sie für die E-Rechnungspflicht im B2B vorbereitet: Der Kunde kann sie als PDF lesen und die strukturierten Daten direkt in seine Buchhaltung übernehmen.

Praxistipp: Kein Lieferschein darf liegen bleiben

Ein Lieferschein, der nicht veröffentlicht ist, wird bei der Sammelrechnung nicht berücksichtigt. Die Ware ist beim Kunden, die Rechnung fehlt. Damit das am Monatsende nicht passiert, gibt es zwei Wege.

Weg 1: Ein Filter in der Grid-Ansicht

VARIO bietet eine frei anpassbare Grid-Ansicht. Dort legst du dir einen Filter für alle Lieferscheine an, die noch nicht veröffentlicht sind. Die passende Abfrage in VQL:

SELECT number, published, documentState, documentType.category,
      addresses.account.displayName, documentDate, totalGrossPrice
FROM document.querySalesDocuments
WHERE documentType.category = 'CUSTOMER_DELIVERY_DOCUMENT'
 AND published = FALSE
ORDER BY documentDate DESC


Die Abfrage zeigt alle unveröffentlichten Lieferscheine, die neuesten zuerst. Vor jedem Sammelrechnungslauf einmal draufschauen, und es fällt sofort auf, was fehlt.

Wer jetzt denkt, solche Abfragen kann nur eine Agentur schreiben, liegt daneben. Die eingebaute VARIO KI erstellt VQL auf Zuruf. Offene Aufträge von heute, Aufträge mit oder ohne Rechnung, ausgelieferte Aufträge: Du beschreibst, was du sehen willst, und bekommst den passenden Filter.

Weg 2: Lieferscheine automatisch veröffentlichen

Noch besser ist es, wenn das Problem gar nicht erst entsteht. Schon ab der Plus-Version veröffentlicht ein Workflow jeden neuen Lieferschein automatisch.

Unsere Empfehlung: Workflow einrichten und den Filter trotzdem als Kontrolle behalten.

Für wen sich das lohnt

Sammelrechnungen lohnen sich überall, wo dieselben Kunden regelmäßig beliefert werden:

• Großhandel und B2B-Shops mit Stammkunden
• Belieferung von Filialen oder Franchise-Partnern
• Gastronomie- und Handwerkskunden mit vielen kleinen Bestellungen
• Rahmenverträge mit Abrufen
• Dropshipping: Du versendest im Auftrag deiner Händler direkt an deren Endkunden. Pro Endkundenbestellung entsteht ein Lieferschein, der Händler bekommt trotzdem nur eine Rechnung im Monat.

Wir richten das für dich ein

go eCommerce ist VARIO Cloud Solution Partner. Wir kennzeichnen deine Sammelrechnungskunden, legen den Abrechnungsrhythmus fest, richten den Workflow zum Veröffentlichen der Lieferscheine und die Kontrollfilter ein. Am Ende läuft deine Monatsabrechnung mit wenigen Klicks.