Sammelrechnung in JTL ERP (JTL-Wawi): So rechnest du Stammkunden mit einer Rechnung ab

Bestellt ein Kunde zweimal pro Woche nach, bekommt er von JTL ERP, das viele noch als JTL-Wawi kennen, im Standard für jeden Auftrag eine eigene Rechnung, und seine Buchhaltung bucht am Monatsende ein Dutzend Belege. Eine Sammelrechnung fasst alles zu einem Stichtag zusammen. In diesem Ratgeber zeigen wir, wie das in JTL ERP funktioniert, wie Teillieferungen und Retouren dabei aufgehen und warum sich dafür eine Standardlösung lohnt.

Für wen lohnt sich eine Sammelrechnung?

Eine Sammelrechnung lohnt sich bei Geschäftskunden, die oft bestellen und deren Buchhaltung die vielen Einzelbelege lästig findet. Typische Fälle sind:

• B2B-Stammkunden mit mehreren Bestellungen pro Woche
• Dropshipping-Partner, die viele kleine Aufträge schicken (mehr dazu in unserem Ratgeber Dropshipping mit JTL)
• Filialbetriebe mit vielen Lieferadressen und einer Rechnungsadresse
• Kunden mit Rahmenvertrag und festem Abrechnungstag

Für Privatkunden und seltene Bestellungen bringt sie nichts. Der Nutzen liegt auf beiden Seiten: Dein Kunde verbucht eine Rechnung statt vieler, und du ordnest eine Zahlung zu statt vieler Einzelzahlungen.

Was kann JTL-Wawi von Haus aus?

Im Standard lässt sich ein Kunde mit mehreren offenen Aufträgen zu einem Auftrag zusammenführen. Das geht aber nur, solange zu den Aufträgen noch keine Rechnung existiert, und die Versandpositionen musst du anschließend von Hand aufräumen. So beschreibt es JTL selbst im JTL-Guide zum Zusammenfassen von Aufträgen. Eine Sammelrechnung über bereits versendete Aufträge, die zu einem festen Stichtag von selbst entsteht, ist damit nicht abgedeckt.

Wer sich mit Workflows, eigenen Feldern und Skripten behilft, kommt ans Ziel. Es bleibt aber Handarbeit mit Fallstricken: Jemand muss Aufträge kennzeichnen, Einzelrechnungen verhindern, Positionen zusammenstellen und im Blick behalten, was schon abgerechnet ist.

Wie eine Sammelrechnung mit arpaTools abläuft

Die arpaTools Sammelrechnung ist eine Erweiterung für die JTL-Wawi von go eCommerce. Sie ist ab Mitte 2020 als Projektlösung für einzelne Kunden entstanden. Seit 2022 bieten wir sie als Standardsoftware an. Weil sie aus echten Projekten stammt, deckt sie Fälle ab, die ein Werkzeug vom Reißbrett gern vergisst: Teillieferungen, Retouren, Stücklisten und Kunden mit mehreren Firmen.

Der Ablauf im Alltag sieht so aus:

1. Am Kunden stellst du eine eigene Zahlungsart und einen Rhythmus ein: täglich, freitags, am 10., am 20. oder zum Monatsende.
2. Lager und Versand arbeiten wie bisher, Einzelrechnungen erstellst du nicht mehr.
3. Zum Stichtag sammelt arpaTools die versendeten Aufträge des Kunden und die Retouren, die seit der letzten Abrechnung dazugekommen sind.
4. Daraus entsteht ein Sammelauftrag mit Rechnung. Die Rechnung ist eine normale Rechnung der JTL-Wawi, du versendest sie wie jede andere, auch als E-Rechnung.
5. Die Ursprungsaufträge bekommen die Rechnungsnummer und den Vermerk "Mit Sammelrechnung [Nummer] verrechnet". Sie gelten als bezahlt und lassen sich kein zweites Mal abrechnen.

Aufträge fasst arpaTools nur zusammen, wenn Firma, Rechnungsadresse, USt-IdNr., Versandland, Sprache und Währung zusammenpassen. Hat ein Kunde mehrere Firmen oder Länder, bekommt er für jede Kombination eine eigene Sammelrechnung. Auf der Rechnung stehen die Positionen gruppiert pro Lieferung, mit Auftragsnummer und Lieferdatum. Wer es kürzer mag, wählt eine Position je Auftrag oder eine Position mit CSV-Einzelaufstellung, die ein JTL-Workflow per Mail verschicken kann.

Teillieferungen: Was steht auf der Rechnung, wenn nur ein Teil geliefert ist?

Bei der Einrichtung entscheidest du, was arpaTools als Grundlage nimmt. Mit der Grundlage Aufträge wird ein versendeter Auftrag komplett abgerechnet. Mit der Grundlage Lieferscheine wird jede versendete Lieferung einzeln abgerechnet, und zwar mit der Menge, die tatsächlich geliefert wurde. Der Rest der Bestellung landet auf der nächsten Sammelrechnung, sobald er versendet ist.

Ein Beispiel: Ein Kunde bestellt 100 Stück. Am Montag gehen 60 Stück raus, die übrigen 40 folgen eine Woche später. Bei einem Rhythmus am Freitag stehen die 60 Stück auf der ersten Sammelrechnung und die 40 auf der nächsten. Der Kunde zahlt nur, was er bekommen hat, und du wartest nicht, bis der ganze Auftrag durch ist.

Was dabei im Hintergrund passiert, ist für deine Buchhaltung wichtig:

• Jede Teilabrechnung wird im Ursprungsauftrag als Ausgleich gebucht, damit kein falscher offener Betrag stehen bleibt.
• Im Auftrag steht, welche Lieferung auf welcher Sammelrechnung gelandet ist.
• Rechnungsnummer und Zahlung setzt arpaTools erst, wenn der Auftrag vollständig abgerechnet ist. Das ist der Fall, wenn er komplett geliefert oder ohne Versand abgeschlossen ist und kein Lieferschein mehr offen steht.
• Streichst du eine Restmenge, die nie kommt, schließt der nächste Lauf den Auftrag ab.

Die Versandkosten kannst du je Auftrag oder je Lieferung berechnen. Ein Beispiel aus unserer Doku: Der Versand kostet 4,90 €, geliefert wird am 1. und am 5., abgerechnet am 3. und am 7. Mit der Option "je Lieferung" stehen die 4,90 € auf beiden Rechnungen, ohne die Option nur auf der ersten. Besteht eine Lieferung aus mehreren Paketen, zählt sie als eine Lieferung.

Ein Tipp für den Umstieg: Stelle erst auf Lieferscheine um, wenn die älteren Aufträge abgerechnet sind. arpaTools merkt sich den Umschalttag und rechnet danach nur Aufträge ab, deren erster Lieferschein ab diesem Tag entstanden ist. Ältere Aufträge fallen heraus.

Retouren und Stücklisten

Retouren, die nach einer Sammelrechnung eintreffen, zieht arpaTools bei der nächsten Sammelrechnung ab. Eine Rechnungskorrektur brauchst du dafür nicht, weil die Ursprungsaufträge keine eigene Rechnung haben. Über den Retourenstatus steuerst du, welche Retouren verrechnet werden. So kannst du zum Beispiel festlegen, dass Retouren erst nach der Warenprüfung verrechnet werden.

Stücklisten werden nur als ganzes Set gutgeschrieben, zu Preis, Rabatt und Steuersatz des Verkaufs. Damit nie mehr gutgeschrieben wird, als verkauft wurde, prüft arpaTools das Set vollständig. Fehlen Teile, nennt das Anwendungsprotokoll sie dir.

Abrechnung automatisieren mit Jobby

Den Stichtag musst du nicht im Kalender führen. Mit Jobby, unserem Automatisierungswerkzeug für die JTL-Wawi, läuft die Sammelrechnung von selbst. Jobby ist die Steuerzentrale im arpaTools Client und braucht keine Programmierkenntnisse: Du kombinierst Aktionen per Drag and Drop zu einem Job, und der Job läuft zeitgesteuert oder auf Knopfdruck. Für die Sammelrechnung gibt es eine eigene Aktion, die fällige Rechnungen automatisch erstellt, und sie gehört zur Sammelrechnung dazu. Welche Rechnung an einem Tag fällig ist, entscheidet der Rhythmus, den du am Kunden hinterlegt hast.

Weil ein Job beliebig viele Aktionen enthalten kann, lässt sich die Abrechnung mit anderen Schritten verbinden, zum Beispiel mit einer Statusmail nach jedem Lauf, die dir Erfolg oder Fehler meldet. So sieht dein Team sofort, wenn etwas nicht durchläuft, und niemand muss von Hand nachsehen. Mehr zu den Möglichkeiten findest du auf der Jobby-Seite im Store.

Warum wir daraus eine Standardlösung gemacht haben

Die arpaTools Sammelrechnung ist bewusst eine Standardlösung und keine Einzelanfertigung pro Kunde. Der Vorteil für dich: Jede Verbesserung steht allen Kunden gleichzeitig zur Verfügung, und das Werkzeug wird laufend weiterentwickelt. Du profitierst von Änderungen sofort, ohne ein eigenes Projekt dafür zu starten.

Was wir als Nächstes vorhaben, steht in der Roadmap, und was sich geändert hat, im Änderungsverlauf. Hast du einen Funktionswunsch aus deinem Alltag, sprich uns an. Wünsche aus der Praxis fließen in die Weiterentwicklung ein.

Typische Einwände

"Mein Kunde will jede Lieferung einzeln nachvollziehen können." Dann wählst du die Darstellung pro Lieferung. Auf der Rechnung steht jede Lieferung mit Auftrags- oder Lieferscheinnummer, externer Nummer und Lieferdatum.

"Beim Umstieg rechne ich doppelt ab." Das passiert nicht, weil du ein Startdatum festlegst und ältere Aufträge nicht mitabgerechnet werden. Abgerechnete Aufträge sind als bezahlt markiert und lassen sich nicht noch einmal abrechnen.

"Das passt nicht zu unserer Buchhaltung." Eine Sammelrechnung ist in der JTL-Wawi eine normale Rechnung, und Sammelrechnungen lassen sich mit JTL2DATEV verarbeiten. Die Schnittstelle zu DATEV richten wir als JTL2DATEV-Einrichtung für dich ein. Deine Buchhaltung verbucht eine Rechnung statt vieler Einzelbelege.

"Die Einführung wird ein großes Projekt." Bei der Einrichtung durch go eCommerce richten wir Zahlungsart und Rhythmus ein, stellen den Umgang mit Retouren ein, machen vor der ersten Rechnung an deinen Kunden einen Testlauf mit echten Daten, schulen dein Team und passen auf Wunsch die Rechnungsvorlage an. Die Preise für Abo und Einrichtung stehen im Store.

Checkliste vor dem Start

• Welche Kunden bekommen eine Sammelrechnung, und in welchem Rhythmus?
• Rechnest du ganze Aufträge oder einzelne Lieferungen ab?
• Berechnest du Versandkosten je Auftrag oder je Lieferung?
• Welcher Retourenstatus soll zur Verrechnung führen?
• Ab wann soll die Umstellung gelten (Startdatum)?
• Passt deine Druckvorlage? Sie gehört nicht zum Abo und wird separat gekauft.
• Hat die Zahlungsart in der JTL-Wawi die Option "Auslieferung vor Zahlungseingang möglich"? Nur solche Zahlungsarten bietet arpaTools an.
• Läuft bei dir JTL-Wawi ab Version 1.6?

Die technischen Voraussetzungen wie Datenbankzugang, Firewall und Lizenz beschreibt die Dokumentation.

Fazit

Eine Sammelrechnung ist kein Hexenwerk, die Arbeit steckt in den Sonderfällen. Teillieferungen, Retouren und den Umstieg lösen wir seit Mitte 2020 in Kundenprojekten. Wenn du wissen möchtest, ob sie zu deinen Kunden passt, sprich uns an: Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns deine JTL-Wawi-Konfiguration an. Alle Details findest du in der Dokumentation.