Sechs Jahre lang war es still um VARIO. Kein großer Launch, keine Roadmap-Show, keine Ankündigung auf einer Messe. Dann stand plötzlich ein komplett neues ERP-System da, gebaut von Grund auf, ohne eine Zeile aus dem alten Produkt.
Wir haben Hendrik Schneider in Neuwied besucht und ihn gefragt, wie so eine Entscheidung fällt. Herausgekommen ist ein Gespräch über Meetings, die abgebrochen wurden, über einen 1. April, den er nie vergessen wird, und über die Frage, was man einem Team sagt, das ein Vierteljahrhundert in ein Produkt gesteckt hat.
Angefangen hat alles in einer Werkstatt
Die Geschichte von VARIO beginnt nicht im E-Commerce. Sie beginnt 1994 mit Software für Werkstätten, also mit Reparaturen und Ersatzteilen. Hendriks Vater Ralf Schneider zog damals mit diesem einen Auftrag los.
Über die Jahre kam der Handel dazu, dann über zurückgehende Waren der Onlinehandel. Aus einer Branchenlösung wurde ein ERP-System, aber der Ursprung blieb prägend. VARIO hat sehr lange sehr individuelle Software gebaut, große und komplexe Projekte, in denen Prozesse eins zu eins abgebildet wurden.
Genau das ist bis heute in der DNA, und es ist zugleich der Konflikt, den jedes ERP-System kennt.
Standard oder Individualisierung
Jedes Unternehmen hat eine Handvoll Kernprozesse, die erklären, warum es dort steht, wo es steht. Wer diese Prozesse beim Wechsel auf ein Standardprodukt kaputt macht, nimmt dem Unternehmen den Kern. Wer sie dagegen jedes Mal einzeln nachbaut, skaliert nicht.
Hendrik nimmt Vario 8 davon ausdrücklich nicht aus: anpassen ging, es gab auch eine API, aber gebaut war das System dafür nicht.
„Es gibt nichts Schlimmeres als im Betrieb einen Workflow, den eigentlich alle hassen. Dann nutzt ihn keiner, oder jeder versucht, um den Workflow herum zu arbeiten.“
Die Frage, aus der später die Cloud wurde, lautete deshalb nicht „wie kommen wir in die Cloud“. Sie lautete: wie ermöglichen wir Individualisierung, ohne sie jedes Mal selbst zu bauen. Die Antwort kam aus einer anderen Ecke der Branche. Shopsysteme haben Plugins und Apps, seit es sie gibt. Warum eigentlich nicht ein ERP.
Die Entscheidung: neu bauen statt weiterentwickeln
Intern lag die naheliegende Variante lange auf dem Tisch. Vario 8 weiterentwickeln, eine Vario 9 daraus machen, die bestehende Logik in die Cloud heben und ein neues Frontend davorsetzen. Technisch machbar, deutlich schneller, und 25 Jahre Warenwirtschaftserfahrung wären mitgekommen.
Das Team hat sich dagegen entschieden. Leicht war das nicht.
„Es war wirklich so, dass wir Meetings abgebrochen haben. Wir haben uns teilweise Leute dazugeholt, die moderiert haben.“
Was diese Meetings so schwer machte, war nicht die Technik. Es war die Belegschaft.
„Da gibt es Leute, die haben mir die Windeln gewechselt. Die sind mit diesem Produkt aufgewachsen, da steckt ein Vierteljahrhundert Arbeit drin. Und dann sagst du: übrigens, ich glaube, das funktioniert so nicht mehr.“
Der 1. April 2019
Parallel lief eine zweite Entscheidung, die größer war als jede Architekturfrage. Hendrik war damals Anfang zwanzig, seit zwei Jahren im Unternehmen.
„Das war der 1. April, den werde ich nie vergessen, weil ich dachte, es wäre ein Aprilscherz.“
Sein Vater rief ihn an einem Montagabend an und legte drei Optionen auf den Tisch. Alles weiterlaufen lassen und schauen, was kommt. Das Unternehmen verkaufen oder einen Strategie-Investor holen. Oder:
„Wir setzen alles auf eine Karte. Also meine Altersvorsorge.“
Es wurde die dritte Option. Zum Investor hatte Ralf Schneider eine klare Haltung: eine Cloud-Neuentwicklung sei damit nicht zu machen, weil sie sich nicht am kurzfristigen Geld ausrichten lässt. Hendrik hat sich das im Rückblick selbst bestätigt, als er auf die eigene Planung schaute.
„Wenn ich zurückblicke und schaue, was wir uns als Quartalsziele für die Entwicklung der Cloud vorgenommen haben: ich weiß nicht, ob wir überhaupt eins gehalten haben.“
Nach vier Wochen wurde meistens schon wieder nachjustiert. Mit einem Investor im Rücken, der Laufzeiten und Rendite im Kopf hat, wäre dieses Arbeiten schwer zu erklären gewesen.
Sechs Jahre, in denen nach außen nichts passierte
Für das Projekt wurden 30 bis 40 Leute aufgebaut, größtenteils neu eingestellt. Der Grund dafür ist bemerkenswert unsentimental: das bestehende Team hatte über Jahre gelernt, zuerst Probleme zu lösen und danach zu optimieren. Für einen Neubau braucht es die umgekehrte Reihenfolge.
Das Vario-8-Team blieb dabei fast unverändert bestehen. Vier Jahre lang gab es dort kaum Wechsel, weiterentwickelt wurde durchgehend, Marketing lief weiter. Erst in den vergangenen zwölf Monaten sind einzelne Entwickler in die neue Welt gewechselt, beratend dabei waren sie von Anfang an.
Nach außen kam in dieser Zeit nichts. Auf die Frage, ob es nie gekribbelt hat, etwas zu zeigen, antwortet Hendrik trocken:
„Wir mussten niemandem etwas beweisen.“
Der Moment, der die Strategie gekippt hat
2023 hat VARIO eine Handvoll Bestandskunden nach Neuwied eingeladen, ohne zu sagen, worum es geht. Dann wurde gezeigt, was da entstanden war.
„Nach einer Viertelstunde ist einer aufgestanden, hat seinen Zettel durchgerissen und in den Müll geschmissen.“
Begeistert war er trotzdem. Seine Notizen hatten sich nur erledigt. Aber das Feedback dieses Nachmittags hat den ursprünglichen Plan gekippt. Vorgesehen war ein kleiner Einstieg: etwas Faktura, ein bisschen Lager, eine Shopanbindung, und daraus dann weiterentwickeln. Die Kunden haben das anders gelesen. Wenn ihr das baut, ist das der Nachfolger von Vario 8. Was passiert dann mit uns, mit ein paar tausend Sendungen am Tag?
Daraus wurde ein Hybridweg. Interessenten mit kleinerem Funktionsbedarf kamen als Beta auf die Cloud, teilweise ohne zu zahlen, und lieferten dafür Feedback. Im April 2024 hat VARIO dann sich selbst umgestellt und schreibt seitdem die eigenen Rechnungen aus dem neuen System.
Vorher musste allerdings noch etwas passieren. Lizenzverwaltung, CRM-Anbindung, Entwicklungsplanung, all das sollte integriert sein. Hendriks Antwort darauf war wieder die alte: dafür brauchen wir Apps. Seitdem läuft jede Versandart als App über dieselbe Technologie, mit der auch Dritte anbinden. DHL, Shopify, Shopware, alles derselbe Weg.
„Wir machen dafür keine Abkürzung.“
Bestandskunden haben es zuerst erfahren
Als es 2025 nach außen ging, gab es keinen Big Bang. Ralf Schneider hat dafür ein eigenes Bild:
„Die Ente aufs Wasser setzen und dann gucken wir mal, wohin sie schwimmt.“
Bevor irgendetwas auf der Website stand, bekamen die Bestandskunden ein Schreiben von Vater und Sohn mit einer Einladung nach Neuwied. Erst dort wurde gezeigt, was gebaut worden war, und erklärt, warum die Website in den Monaten danach anders aussehen würde.
Eine Reaktion aus dieser Zeit ist Hendrik geblieben:
„Jetzt weiß ich auch, warum ihr sechs Jahre ruhig wart. Respekt.“
Was das für dich als Händler heißt
Der interessanteste Teil für alle, die heute mit Vario 8 arbeiten, kommt zum Schluss.
Es gibt keinen Stichtag und keinen Druck. Hendriks Formulierung zur Migration: akuten Handlungsbedarf gibt es nicht, solange nichts ansteht. Wer ohnehin vor einer neuen Server-Infrastruktur steht oder gerade Schmerzen im Prozess hat, ist der erste Kandidat, alle anderen haben Zeit.
Ewig läuft Vario 8 trotzdem nicht. VARIO hat kommuniziert, dass ab 2027 oder 2028 die ersten E-Commerce-Schnittstellen nicht mehr weiter gepflegt werden. Wer sein Geschäft über Marktplätze und Shops fährt, sollte diese Zahl im Hinterkopf haben. Für den klassischen Handel und für Werkstatt- und Servicebetriebe gilt das nicht in derselben Schärfe.
Neu gekauft werden kann Vario 8 weiter. Es gibt Kundengruppen, für die das nach wie vor das passende Produkt ist, etwa im Vor-Ort-Service mit Ersatzteil-Handling oder in der Branchenlösung für den Pharma-Großhandel.
Ab dem Spätsommer 2026 arbeitet bei VARIO ein eigenes Team an der Migration und schaut sich dabei jeden Kunden einzeln an, auch die Frage, ob ein stark E-Commerce-getriebener Kunde bei einem Partner besser aufgehoben ist.
Genau an dieser Stelle kommen wir ins Spiel. Als VARIO Solution Partner begleiten wir Händler bei der Einführung, bauen Anbindungen an Marktplätze und Shops und beraten bei der Frage, welches System zum jeweiligen Fall passt. Für JTL-Händler ändert sich dadurch nichts: wir sind und bleiben JTL Platinum Servicepartner.
Kapitel im Video
- 00:00 Intro
- 00:35 Willkommen bei VARIO in Neuwied
- 01:28 Von der Werkstattsoftware zum ERP: die Anfänge ab 1994
- 05:04 Standard oder Individualisierung: der Grundkonflikt jedes ERP
- 08:20 Grüne Wiese statt Vario 9: wie die Entscheidung fiel
- 13:46 Streit in den Meetings: 25 Jahre Produkt in Frage stellen
- 15:10 Die App-Idee: warum ein ERP einen App Store braucht
- 18:14 Neues Team, 30 bis 40 Leute, und die Frage nach dem Investor
- 22:18 Finanzierung und sechs Jahre Funkstille: der 1. April 2019
- 27:19 Prototypen, Kundenfeedback und die geheime Runde 2023
- 31:36 Der Hybridweg: Beta-Kunden und der eigene Umstieg
- 35:39 Doppelter Generationenwechsel: was der Umbau intern bedeutet hat
- 41:55 Bestandskunden zuerst: Ankündigung, Migration und die Zukunft von Vario 8
- 48:22 Mittelstand, KI und der Blick nach vorn
Teil 2 folgt
Im zweiten Teil geht es um die Menschen hinter der Entscheidung: um ein Familienunternehmen, in dem Mutter, Bruder und Ehefrau mitarbeiten, um die Nacht, in der VARIO in die Cloud umgezogen ist, und um eine Frage, die Hendrik nach eigener Aussage noch nie gestellt bekommen hat.
Du willst Hendrik lieber persönlich treffen? Am 18. September sind wir gemeinsam mit VARIO in Köln, Hendrik eröffnet den Abend zusammen mit unserem Geschäftsführer Patrick Hennig. Alle Infos zum VARIO Treff findest du hier.
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